中小企業のAI導入、最初の一歩は「業務の棚卸し」から

「AIが話題なのは知っているけれど、うちの会社で何に使えるのかわからない」。ご相談で最も多いのが、この「最初の一歩」の悩みです。実は、AI導入がうまくいく会社とそうでない会社の差は、ツール選びではなく始める前の準備にあります。

ツールから入ると、たいてい失敗する

先にChatGPTなどのアカウントを契約して「さあ使ってください」と社員に配っても、多くの場合は数週間で使われなくなります。理由はシンプルで、「どの仕事で使えばいいか」が決まっていないからです。AIは万能の魔法ではなく、向いている仕事と向いていない仕事がはっきりした道具です。だからこそ、道具より先に仕事の側を整理する必要があります。

棚卸しは「時間」と「気が重い」で洗い出す

やり方は難しくありません。部署ごとに、次の2つの質問に答えるだけです。

• 毎週・毎月、決まって時間を取られている仕事は何か(例: 議事録、報告書、請求関連の転記)
• 「やらなきゃ」と思いつつ後回しにしがちな仕事は何か(例: 案内文の作成、マニュアル整備)

書き出した仕事のうち、「文章を書く」「情報をまとめる」「決まった形式に整える」に当てはまるものは、AIが効く可能性が高い候補です。逆に、その場の判断や人間関係が中心の仕事は、無理にAI化しないほうがうまくいきます。

小さく1つ試して、手応えを確かめる

候補が見つかったら、まず1つの業務・1人の担当者で小さく試します。たとえば「会議の録音から議事録の下書きを作る」だけでも、かかる時間が大きく変わることを体感できるはずです。この「小さな成功」が社内に広げるときの説得材料になります。最初から全社導入を目指す必要はありません。

まとめ

AI導入の第一歩は、高価なツールでも難しい勉強でもなく、自社の業務を紙に書き出すことです。オフィスフジタでは、現場ヒアリングから「AIが効く業務」を一緒に仕分けるAI導入コンサルティングを提供しています。棚卸しの段階からの伴走もお気軽にご相談ください。